7 erros que o síndico não pode cometer na prestação de contas
Apresentar relatórios financeiros sem o devido cuidado pode resultar em sérios problemas legais e perda de credibilidade. Se você é síndico ou administrador, conheça agora os principais deslizes que comprometem a transparência e a segurança na gestão condominial.
1. Falta de documentação adequada
Um dos maiores desafios na prestação de contas é reunir todos os comprovantes de despesas e receitas. Sem notas fiscais, recibos ou contratos assinados, o síndico fica vulnerável a questionamentos. Organize cada documento em pastas físicas e digitais, garantindo fácil acesso em auditorias e assembleias.
2. Ausência de conciliação bancária
Ignorar a conferência entre extratos bancários e registros internos é um erro grave. A conciliação bancária mensal identifica discrepâncias rapidamente, evitando fraudes e lançamentos incorretos. Utilize um aplicativo de gestão que permita importar extratos e comparar lançamentos em poucos cliques.
3. Não seguir o orçamento aprovado
Gastar mais do que o previsto ou direcionar recursos para fins não aprovados em assembleia compromete a legalidade dos atos do síndico. Respeite rigorosamente o planejamento orçamentário aprovado pelos condôminos e registre toda eventual alteração em ata, evitando questionamentos futuros.
4. Relatórios pouco claros
Relatórios extensos e sem organização dificultam o entendimento dos moradores. Estruture suas prestações de contas em tópicos claros, destacando receitas, despesas, saldo inicial e final do período. Gráficos simples ajudam a visualizar tendências e demonstram profissionalismo.
5. Não utilizar ferramentas tecnológicas
Gerenciar manualmente planilhas e documentos aumenta o risco de erros e retrabalho. Adote um aplicativo para condomínio que centralize cobranças, emissão de boletos, controle de inadimplência e acompanhamento financeiro em tempo real. A automação reduz esforço e garante dados sempre atualizados.
6. Demora na divulgação das contas
A prestação de contas deve ser feita em prazo determinado pelo regimento interno ou pela assembleia. Atrasos geram desconfiança e podem levar a impugnações ou processos judiciais. Defina um calendário anual, lembre-se de convidar todos os condôminos e divulgue o relatório digitalmente para maior alcance.
7. Falta de capacitação
Assumir a função de síndico sem preparo adequado aumenta drasticamente o risco de falhas na prestação de contas. Invista em cursos, workshops e webinars. Ferramentas modernas, como o software Seu Condomínio, oferecem treinamento e suporte contínuo, facilitando o dia a dia e reduzindo a curva de aprendizado.
Como evitar esses erros
- Defina processos internos claros e padronize procedimentos;
- Implemente um sistema de gestão que atenda às necessidades do condomínio;
- Realize auditorias periódicas, mesmo que internas;
- Comunique-se de forma transparente e frequente com os moradores;
- Participe de capacitações para síndicos e administradores.
Adotar boas práticas na prestação de contas não é apenas uma obrigação legal, mas uma demonstração de respeito e comprometimento com o bem-estar coletivo. Ao evitar esses 7 erros, você fortalece sua reputação e garante a saúde financeira do condomínio.
Se busca modernizar sua gestão e simplificar tarefas diárias, conte com um aplicativo para condomínio completo e intuitivo, que centralize todas as atividades em uma única plataforma e transforme a rotina de síndicos e administradores.
