Síndicos que não dominam as boas práticas de contratação podem colocar o condomínio em risco.
1. Contratar sem análise prévia de necessidade
Assinar contratos por impulso ou pressão pode ser desastroso. Antes de qualquer contratação, é necessário entender a real demanda do condomínio. Fazer isso sem planejamento leva ao desperdício e até à sobreposição de serviços.
O síndico deve elaborar um cronograma anual de demandas e alinhar com o orçamento, o que permite evitar erros comuns.
2. Avaliar apenas o preço na hora de escolher
A busca pelo menor custo pode acabar saindo cara. Um dos maiores erros é considerar apenas o preço e ignorar qualidade, garantias, prazos e legalidade.
Antes de fechar negócio, o ideal é solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores diferentes e verificar referências e portfólios. Isso aumenta a chance de contratar quem realmente entrega o prometido.
3. Deixar de formalizar contratos
Não ter contratos firmados por escrito é um risco jurídico grave. Acordos verbais ou sem cláusulas específicas deixam o condomínio vulnerável. Tudo deve estar documentado: prazos, serviços, reajustes e multas.
Formalização é uma etapa que evita conflitos e facilita a cobrança em caso de descumprimento.
4. Não monitorar os serviços prestados
Depois de contratar, muitos síndicos relaxam na supervisão. Isso pode gerar acúmulo de falhas, prazos perdidos ou serviços mal executados. Um erro fácil de evitar com rotinas de acompanhamento, vistorias e registros.
Contar com um aplicativo para condomínio ajuda a acompanhar o status das entregas com agilidade e transparência.
5. Arquivar documentos de forma precária
Empilhar papéis em armários ou deixar arquivos soltos em e-mails compromete o controle. A gestão de contratos exige organização, e isso começa pelo arquivamento.
Digitalize e armazene tudo em nuvem, de preferência por meio de um aplicativo de gestão confiável, com controle de acesso e backup seguro.
6. Esquecer dos prazos contratuais
Alguns contratos têm cláusulas automáticas de renovação ou previsão de reajuste anual. Ignorar isso pode acarretar aumentos inesperados ou continuidade de serviços ruins.
Ferramentas como o software Seu Condomínio emitem alertas para datas importantes, o que garante economia e decisões mais acertadas.
7. Não revisar contratos periodicamente
A rotina do condomínio muda e o que era necessário em um ano pode não ser no outro. Reavaliar os contratos anualmente evita custos desnecessários e permite renegociar condições.
Isso vale tanto para manutenção como para segurança, limpeza e suporte técnico. Um erro muito frequente é manter contratos obsoletos apenas por comodidade.
Tecnologia como aliada do síndico
Um aplicativo de gestão não é mais um luxo, mas uma ferramenta essencial. Além de armazenar documentos e prazos, ele permite criar alertas, registrar ocorrências, compartilhar documentos com o conselho e acompanhar a performance dos fornecedores.
Na hora de apresentar relatórios e prestar contas, essa organização faz toda a diferença.
Evite erros, economize e organize
Uma gestão predial eficiente depende da prevenção de falhas. Ao usar a tecnologia a favor da administração, o síndico ganha tempo, evita conflitos e reduz despesas. A gestão bem-feita é reflexo de um condomínio saudável e bem conduzido.
Errar menos é sinônimo de cuidar melhor do patrimônio coletivo.
Conclusão: excelência na gestão exige atenção aos detalhes
Os erros comuns na contratação e no controle de fornecedores podem ser prevenidos com planejamento, organização e apoio digital. Com a ajuda de um aplicativo para condomínio, como o software Seu Condomínio, a administração se torna mais eficaz, transparente e segura. E isso se reflete diretamente na satisfação dos moradores.
Tudo isso e muito mais, você pode conferir baixando o aplicativo Seu Condomínio! Disponível para Android e IOS, Seu Condomínio é o app ideal não apenas para moradores, como também síndicos e funcionários do condomínio.
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