A comunicação é a chave para uma boa gestão condominial
Nada pior do que chegar em casa após um longo dia de trabalho e ser bombardeado por toques constantes do interfone.
Para evitar que o síndico comece sua gestão de maneira desastrosa, é essencial definir, desde o início, os canais de comunicação entre ele e os condôminos. Um e-mail, o uso de um livro de ocorrências ou até aplicativos de mensagens podem ser indicados.
Mas, atenção: o síndico também precisa ser ágil ao responder. O tempo considerado adequado pelos especialistas varia entre quatro e sete dias, dependendo do tipo de questão.
Se o síndico estiver sobrecarregado ou lidando com uma situação mais complexa, deve ser honesto e informar que a questão será resolvida assim que possível. Isso cria uma atmosfera de confiança entre os moradores e a administração.
Alternativas de comunicação
Além do tradicional livro de ocorrências, as plataformas digitais estão ganhando espaço. Hoje, muitos condomínios já utilizam websites para integrar toda a comunicação, facilitando o envio de comunicados, o registro de ocorrências e até mesmo a reserva de áreas de lazer.
Com o aplicativo SeuCondomínio, toda a parte de ocorrências é simplificada e centralizada num só portal, modernizando a sua gestão.
Leia mais sobre o uso do livro de ocorrências em condomínios.
Colocar avisos em quadros visíveis, como garagens ou elevadores, também é uma maneira eficiente de comunicação, mas com ressalvas: questões de segurança ou inadimplência não devem ser divulgadas publicamente.
O atendimento pessoal não pode ser esquecido
Apesar de todas essas tecnologias à disposição, o atendimento pessoal ainda é indispensável. O síndico precisa separar um tempo, ao menos duas vezes por mês, para atender os condôminos frente a frente. Essa proximidade pode ajudar a resolver conflitos de forma mais eficiente e direta.
Envolva o Conselho e crie comitês
Ser síndico não significa fazer tudo sozinho. É essencial contar com a ajuda do conselho e, se houver, de comitês específicos, como de obras, que podem compartilhar as responsabilidades e ajudar a repassar informações importantes aos moradores.
Criatividade na comunicação com jovens
Crianças e adolescentes, muitas vezes vistos como “complicados”, podem ser incentivados a eleger um representante para pleitear melhorias que os interessem diretamente. Isso não só aproxima essa faixa etária das decisões do condomínio, mas também gera um ambiente mais colaborativo.
Formas de reclamação
Para assuntos mais reservados, como queixas de um condômino contra outro, um formulário próprio pode ser uma boa solução. Essa estratégia foi adotada em alguns condomínios, onde as reclamações são feitas de forma sigilosa e entregues diretamente ao síndico em um envelope lacrado.
Regras e prazo de resposta
Estabelecer regras desde o início é crucial. Além de definir claramente os canais de comunicação, é importante estipular um prazo de resposta. Não centralize tudo no síndico: o conselho e a administradora também podem ajudar a lidar com dúvidas dos moradores.
Comunicação clara em informativos
Seja impresso ou online, um informativo mensal ajuda a evitar que o síndico tenha que responder a mesmas questões repetidas vezes.
Tudo isso e muito mais, você pode conferir baixando o aplicativo Seu Condomínio! Disponível para Android e IOS, Seu Condomínio é o app ideal não apenas para moradores, como também síndicos e funcionários do condomínio.
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